De flesta företag har då och då konferens. Det kan vara en kick-off för ett projekt eller årlig personalkonferens för företagets eller avdelningens medarbetare eller kanske en konferens för att fira något. Oavsett syfte finns det flera viktiga faktorer att beakta för att planera en lyckad konferens.

Tidpunkt

Något många glömmer bort är att välja en lämplig tidpunkt för konferensens start och slut. Ska man ha konferens utomlands kan det vara lockande att välja ett tidigt morgonflyg för att hinna med så mycket som möjligt på dagen. Det innebär dock att konferensdeltagarna inte har möjlighet att sova på nästan ett helt dygn. Bekväma tider ger piggare och mer aktiva konferensdeltagare.

Lokaler

En av de första sakerna att tänka på är hur många personer som kommer att delta och vad man har för behov av lokaler. Ska det vara högteknologiska rum med möjlighet till videokonferens, ljudanläggning o.s.v. eller en mer informell, mysig miljö eller en kombination av båda typerna av rum? Ska det finnas smårum för grupparbeten? Vilka media ska kunna kopplas in och användas i rummet?

Program

Programmet för konferensen är ju själva syftet så det är viktigt att detta är genomtänkt för att man ska få det resultat man önskar. Dock ska man inte ha ett för späckat program, oavsett om det är en arbets- eller mer nöjesbetonad konferens. Informella möten och pauser ska inte underskattas.

Plats

Val av geografisk plats är också kritisk för en lyckad konferens. Antingen väljer man att resa långt bort för att deltagarna verkligen ska kunna umgås och övernatta, eller så väljer man en plats ganska nära så att även t.ex. småbarnsföräldrar som behöver resa hem på kvällen kan delta dagtid.

Mat och fika

Idag är god mat och fika nästan en hygienfaktor vid konferenser, men vill man göra konferensen riktigt minnesvärd kan man välja en arrangör med mat på ett speciellt tema eller kanske ha en extra hälsosam men läcker meny. Att äta tillsammans under trivsamma och gärna lite lyxiga former hjälper också till att stärka sammanhållningen i konferensgruppen och ger alla ett härligt samtalsämne att samlas kring.