När man skall hålla en konferens så finns det en hel del faktorer som man bör ta med i beräkningen. Förutom att boka en lokal som passar syftet bäst så måste man också ha tillgång till mat och dryck, utrustning som projektorer och pekare, tillräckligt med utrymme för alla deltagare liksom eventuell underhållning eller aktiviteter. Det gäller att hålla tungan rätt i mun när man navigerar genom de olika alternativen.

Stor eller liten konferens

Antalet deltagare spelar stor roll för hur man planerar konferensen. Är det en mindre grupp så räcker det med en mindre lokal och man kan till exempel sitta i en cirkel så att alla ser varandra. Detta är särskilt viktigt om konferensen kommer att involvera diskussioner och brainstorming. Är det däremot frågan om en större konferens behöver man en större lokal, gärna med ett podium eller en mindre scen, där de som talar kan presentera sina olika ämnen.

Utrustning

Vid en presentation är det vanligt att man antigen behöver en projektor eller en laptop och en vit duk där bilder och diagram kan ses av alla närvarande. Det är också behändigt med en anteckningstavla och en pekpinne eller, mer high tech, en laserpekare så att presentatören lätt kan visa på specifika punkter i text eller bild. När man bokar en konferenshall brukar allt detta finnas tillgängligt men det är ändå bra att kolla.

Catering

Under en konferens kommer man att ta ett flertal pauser och det är viktigt att alla inblandade har tillgång till mat och dryck. Om man har ett högt deltagarantal kan maten serveras som en stor buffé, och det är bra att alltid ha ett bord framme med vatten, te, kaffe och kanske något litet tilltugg som kakor eller frukt.

Aktiviteter

En konferensresa innebär att man även kommer att umgås med alla deltagare och då kan det vara trevligt att ha aktiviteter som alla kan delta i. Det kan handla om roliga spel och tävlingar eller om underbara spabehandlingar som görs direkt på hotellet.