Har det fallit på din lott att planera och boka arbetsgruppens årliga konferens? Vet du inte var du ska börja? Lugn, här kommer det lite hjälp på traven. Börja med att fundera över vad syftet med konferensen är, vad vill du att gruppen ska uppnå? Kanske är det något ni behöver få mer inblick i, eller är det så att ni behöver producera något som resultat? Är det en kick-off för något arbetsrelaterat, eller en årlig utvärdering? Svaret på dessa frågor kommer leda dig vidare till nästa del av planeringen.

Boende

Att hitta det perfekta hotellet för din konferens kan vara lite utmanande om du inte har tänkt igenom konferensinnehållet i förväg. Om du däremot har en plan för vad du vill uppnå med konferensen, och vad den ska innehålla så kan det vara hur enkelt som helst att hitta det rätta boendet. Vill du att konferensdeltagarna ska få en lyxupplevelse, eller vill du fokusera på relationerna mellan deltagarna? Svaret på den frågan avgör om du ska leta efter ett lyxhotell, eller om du hellre bör välja något enklare boende.

Mat och dryck

Mat och dryck är oerhört viktigt på en konferens. Kanske inte för dig som arrangör, men för konferensdeltagarna kommer det vara en stor del av hur de upplever konferensen. Som deltagare är inte bara det faktiska innehållet det viktiga, utan även den sociala interaktionen under den “fria tiden”. En gemensam middag är nästan ett måste vid en konferens, och att äta frukost tillsammans morgonen efter är också något som ger en vi-känsla, utan att vara en uppstyrd del av programmet.

Konferensinnehåll

Vad du väljer att fylla schemat med beror på vad syftet med konferensen är. En sak som alltid är bra att ha med är en oväntad programpunkt, som hjälper deltagarna att se något på ett nytt sätt. Det behöver inte nödvändigtvis vara sammanlänkat med det specifika syftet med konferensen, utan kan vara något helt annat och ändå hjälpa till med att uppnå det egentliga syftet. En föreläsning om retorik kan till exempel hjälpa deltagarna att fundera över hur deras retorik ser ut på jobbet, och det kan ge en ny bild av vad gruppen behöver göra under det kommande året för att nå sina uppsatta mål.